Cách viết email trả lời phỏng vấn bằng Tiếng Anh hay nhất 2023

Sau khi đã thành công trong việc nộp CV, ứng viên sẽ được mời tham dự một buổi phỏng vấn. Đây là một cơ hội giúp ứng viên thể hiện bản thân và gây dựng ấn tượng ban đầu. Ứng viên nên thể hiện sự chuyên nghiệp không chỉ ở buổi phỏng vấn trực tiếp mà phải bắt đầu ngay từ quá trình viết email. 4Fun Language sẽ hướng dẫn bạn cách viết email trả lời phỏng vấn bằng Tiếng Anh gây thiện cảm với nhà tuyển dụng nhé.

Xem thêm:

• Tổng hợp 50 mẫu câu viết email Tiếng Anh thông dụng nhất
• Top 10 mẫu đơn xin việc bằng Tiếng Anh mới nhất 2023

1. Cấu trúc email trả lời phỏng vấn tiếng Anh

Trước khi bắt tay viết email, cần xác định bố cục email tiếng Anh chuẩn mực và chuyên nghiệp nhất. Đây chính là “cái khung” để bạn viết email đầy đủ và gây ấn tượng với nhà tuyển dụng.

1.1. Lời chào

Lời chào chính là phần đầu tiên, cũng là phần để gây ấn tượng với người đọc. Đối với bất kỳ email nào, bao giờ chúng ta cũng phải có phần chào hỏi trước khi bước vào nội dung chính. Tuy là nhỏ nhưng nếu thiếu đi phần này, bức thư của bạn sẽ đánh mất thiện cảm với nhà tuyển dụng, và thậm chí nghiêm trọng hơn, họ hoàn toàn có thể rút lại quyết định ngay lập tức nếu thấy bạn thiếu chuyên nghiệp.

Nếu không biết chính xác tên, bạn có thể dùng Dear Hiring Team / To whom it may concern. Tuy nhiên, cách dùng này thường không được đánh giá cao, nó thể hiện rằng bạn chưa thực sự quan tâm và nghiêm túc tìm hiểu về công việc.

Để chào hỏi chuyên nghiệp hơn, bạn nên dùng mẫu câu: Dear Mr. /Mrs. /Ms. (+ tên nhà tuyển dụng / tên người quản lý bộ phận tuyển dụng/ tên trưởng bộ phận bạn ứng tuyển). Thường trong email mời phỏng vấn, người gửi sẽ có ký tên. Bạn nên lưu lại tên người tuyển dụng vì đây là người sẽ nhận thư của bạn. Một lá thư gửi đến đích danh người nhận bao giờ cũng ấn tượng hơn một bức thư với địa chỉ người nhận rất chung chung. Bởi điều này thể hiện rằng, bạn để ý đến những chi tiết nhỏ nhặt trong tin tuyển dụng hoặc đã có sự đầu tư tìm hiểu ít nhiều về công ty, bạn có dành sự quan tâm thật sự cho vị trí này. 

☀ GIAO TIẾP TRÔI CHẢY chỉ trong 3 tháng

☀ Tham gia ngay KHÓA HỌC CHỈ VỚI 499K

1.2. Cảm ơn nhà tuyển dụng

Sau khi chào hỏi, bạn nên đi thẳng vào nội dung chính, tránh lòng vòng thông tin không liên quan. Đầu tiên, bạn nên gửi lời cảm ơn nhà tuyển dụng đã lựa chọn bạn phỏng vấn.

Ví dụ:

• Thank you for the invitation to interview for the Marketing Manager position. (Cảm ơn anh rất nhiều vì lời mời phỏng vấn cho vị trí trưởng phòng Marketing)

• Thank you for your invitation to interview with ABC Company. (Cảm ơn vì lời mời của anh tới buổi phỏng vấn của công ty ABC)
• Thank you for the opportunity … (Cảm ơn anh vì đã trao cơ hội…)

1.3. Xác nhận lịch phỏng vấn 

Sau đó, xác nhận lịch phỏng vấn nếu thời gian mà người gửi đưa ra phù hợp với bạn. Nếu lịch hẹn không phù hợp, đừng ngần ngại đưa ra một thời gian cụ thể khác và hỏi xem nhà tuyển dụng có đồng ý hay không. Đôi khi nhà tuyển dụng sẽ đưa ra một vài thời gian và yêu cầu bạn chọn lịch phỏng vấn. Hãy xác nhận tất cả các buổi bạn có thể đi và đừng quên nhấn mạnh buổi nào bạn mong muốn nhất. 

Ví dụ:

• I’m writing to confirm the interview details … (Tôi viết thư này để xác nhận thông tin chi tiết về buổi phỏng vấn…)
• I very much would like to interview with you at… (Tôi rất vui được tham gia buổi phỏng vấn với anh tại…)
• I appreciate the opportunity and I look forward to meeting with (Hiring Manager) on (date) at (time) in your (location) office. (Tôi rất trân trọng cơ hội này và mong chờ buổi gặp với Quản lý tuyển dụng vào ngày… tại…)

Trả lời email một cách chuyên nghiệp sẽ để lại ấn tượng tốt trong mắt nhà tuyển dụng

1.4.Yêu cầu hoặc thắc mắc (nếu có)

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc cần thêm thông tin nào liên quan đến cuộc phỏng vấn, hãy hỏi ngay trong thư trả lời này. Một số vấn đề bạn cần phải chuẩn bị kỹ như:

• Giấy tờ cần thiết (CV, sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, chứng minh thư bản sao, bằng cấp, chứng chỉ, các sản phẩm cá nhân để chứng minh năng lực…)
• Địa điểm phỏng vấn cụ thể
• Thông tin liên lạc của người phỏng vấn để bạn có thể liên lạc ngay cho họ nếu có bất kỳ khó khăn hay vấn đề phát sinh.

1.5. Kết thư và ký tên

Cuối cùng, bạn nên đề cập đến rằng sẽ đến phỏng vấn đúng giờ và kết thúc là lời chào trân trọng kèm theo chữ ký và thông tin liên hệ của cá nhân bạn. Đừng quên để lại thông tin cá nhân như số điện thoại hoặc email. Mặc dù nhà tuyển dụng đã nắm được nhưng bạn vẫn nên nhắc lại ở phần này.

Ví dụ:

• I look forward to hearing from you. (Tôi rất mong phản hồi từ bạn).
• Yours faithfully, (sử dụng nếu đầu thư sử dụng Dear Sir/Madam)
• Yours sincerely, (sử dụng nếu đầu thư dùng Dear Mr/Ms…)

[Ký tên]

2. Lưu ý khi viết email trả lời phỏng vấn bằng Tiếng Anh

• Đầy đủ các phần, thông tin. Việc trả lời email đầy đủ bố cục, thông tin, lời cảm ơn sẽ khiến nhà tuyển dụng cảm thấy được tôn trọng, có thiện cảm với bạn hơn.
• Lời lẽ lịch sự, chuyên nghiệp. Hãy thể hiện phong thái chuyên nghiệp ngay từ trong những email đầu tiên gửi đến nhà tuyển dụng. Điều đó rất giúp ích cho việc xem xét bạn của nhà tuyển dụng sau này.
• Chú ý giờ giấc gửi email. Bạn nên gửi phản hồi vào giờ làm việc trong tuần và sớm nhất có thể. Đừng bắt nhà tuyển dụng phải chờ đợi!

☀ GIAO TIẾP TRÔI CHẢY chỉ trong 3 tháng

☀ Tham gia ngay KHÓA HỌC CHỈ VỚI 499K

3. Mẫu email trả lời phỏng vấn bằng Tiếng Anh

3.1. Mẫu 1

Trường hợp đã có thông tin cụ thể và ứng viên chỉ cần xác nhận

Dear Ms. Lucy,

Thank you for your consideration and the invitation to interview for the Social Media Manager role at XYZ Company. I am available this Wednesday at 1:30 pm, and I look forward to meeting with you to discuss this position in more detail.

Please let me know if I can provide any additional information prior to our meeting on Wednesday afternoon at your offices.

Sincerely,
Jaime Jones
Phone: (555) 555-1234

3.2. Mẫu 2

Trường hợp ứng viên được yêu cầu gọi lại để sắp xếp thời gian phỏng vấn

Dear Ms. Wade,

Thank you for considering me for the Social Media Manager role at XYZ Company. Per your request, I will call you tomorrow afternoon to arrange for an interview.

I look forward to speaking with you. Please let me know if I can provide any additional information.

Sincerely,
Jaime Jones
Phone: (555) 555-1234

Soạn và đọc kĩ nội dung email trước khi gửi để tránh sai sót

3.3. Mẫu 3

Trường hợp chưa có thông tin về địa điểm phỏng vấn

Dear Mr. Smith – Manager Marketing of ABC Company,

I am very pleased to receive the invitation to join the interview with your company this morning. 

Thank you very much for giving me the opportunity to participate in the interview to recruit new accountants for your company. I would like to confirm that I will definitely attend the interview on Tuesday, December 15th, 2020.

However, during the call from the Human Resources department this morning, I have not heard about the interview location, so please let me know where the specific location is and what additional documents you need me to bring to the interview.

I’m looking forward to hearing from your company soon so that I can have the best preparation!

Best regards,

Phuong Thao

Một email tiếng Anh trả lời phỏng vấn chuyên nghiệp giúp bạn có lợi thế hơn rất nhiều trong bước đầu chinh phục nhà tuyển dụng. Nỗi lo thất nghiệp chỉ còn là chuyện nhỏ khi sở hữu khả năng tiếng Anh thành thạo.